Se tem uma coisa que “nunca” vai acabar, são as nossas tarefas. Não importa o quanto você tente zerar e finalizar todas as tarefas da sua to-do-list, sempre vai surgir novas demandas, prioridades & ações para serem realizadas, seja ao longo da semana, do mês ou do ano. Sempre vai ter uma próxima tarefa, por isso não vale a pena sacrificar toda a sua energia, disposição e bem-estar tentando dar conta de tudo, porque sempre haverá uma próxima coisa a ser feita, enquanto a sua energia é finita e precisa ser constantemente gerenciada.

E muitas vezes o que suga ainda mais a nossa energia é não sabermos exatamente como organizar e distribuir essas tarefas ao longo do nosso dia. Quando ficamos perdidas, sem direcionamento, não sabendo por onde dar o primeiro passo e como fazer isso, é porque precisamos de organização para evitar que essa falta de clareza nos deixe ainda mais exaustas e cansadas.

Organizar significa colocar ordem naquilo que já existe e faz parte da sua vida. Planejar significa criar um plano para aquilo que você quer que esteja presente na sua vida em um determinado intervalo de tempo. Muitas pessoas fazem o movimento contrário e se frustram: planejam uma infinidade de coisas novas, como hábitos, projetos, estudos, objetivos, etc., sem antes dar um direcionamento para aquelas tarefas, demandas, compromissos e ações que já existem na nossa rotina.

Eu até fiz um vídeo explicando profundamente qual a diferença entre planejamento, organização e produtividade, porque entender o significado e o propósito de cada um desses conceitos vai permitir que você faça escolhas mais conscientes e tome decisões mais alinhadas ao que você realmente deseja construir. Você pode assistir o vídeo e se aprofundar nesse conhecimento clicando aqui.

A maioria das vezes em que você não consegue executar o seu planejamento, ou tirar do papel aquilo que você sabe que deveria fazer ou se colocar em movimento ao longo do seu dia para cumprir o seu planejamento, não é por que você não sabe se planejar, ou porque você é incapaz e muito menos por que você não é produtiva o bastante. Pode ser que nesses momentos você acredite que usar a organização e o planejamento não seja para você, e sinta vontade de chutar o balde e desistir, mas eu preciso te falar um ponto importante.

Às vezes é apenas a maneira como você está distribuindo as suas tarefas ao longo do dia que não está fazendo sentido ou realmente contribuindo para o processo de execução delas. E claro, você precisa ter em mente que construir um planejamento que funcione é um processo que envolve teste, adaptação, experimentação e observação, a medida que você vai se colocando em movimento, é que você pode melhorar.

Por isso eu decidi criar esse post com as 5 principais maneiras de distribuir as suas tarefas, demandas & compromissos ao longo do seu dia de acordo com aquilo que mais encaixa na sua realidade atual.

Caso você queira desenvolver uma relação mais saudável, leve e equilibrada com a sua produtividade, rotina & organização, te convido a conhecer o meu livro, o Manual da Vida Leve, um e-book completo com +200 páginas e +50 atividades práticas para você desenvolver o seu autoconhecimento, gerenciar o seu tempo, as suas tarefas e sua energia, tirar seus projetos e objetivos do papel e construir um estilo de vida mais saudável e leve a partir da psicologia. Clique aqui para conhecer mais sobre o Manual e adquiri-lo.

1. ORGANIZE AS TAREFAS POR TURNO

Nessa primeira forma, você vai separar o seu dia em 3 grandes blocos de acordo com cada período do dia: manhã, tarde e noite. Depois, o seu objetivo será escolher as tarefas e ações que mais se encaixam em cada um desses momentos. É muito importante ter um processo de observação e autoconhecimento ativo para entender como você e a sua energia funcionam no dia a dia.

Se você for alguém mais produtiva no período da manhã, aloque as tarefas que exigem MAIS foco, concentração e energia na parte da manhã. Se no período da tarde, você já está com menos disposição, tende a se distrair mais e cansar rapidamente, aloque tarefas que exijam MENOS de você. E no período da noite, você pode focar em atividades mais leves e relaxantes, como dedicar tempo para novos hábitos, ou atividades que te energizam e são fluídas de serem realizadas por você, ou simplesmente escolher descansar.

Entender como é o seu funcionamento em cada momento do dia, em quais instantes dele você está mais dispersa, mais presente, mais concentrada, mais cansada, vai te ajudar a selecionar as suas tarefas de maneira estratégica e coerente ao que elas exigem de você e o que você realmente pode desprender para elas.

2. ORGANIZE POR ORDEM DE PRIORIDADE 

Essa é outra maneira simples de colocar ordem na sua lista de tarefas ao invés de simplesmente fazer uma lista com tudo o que precisa ser feito e não saber de fato por onde começar. Nesse método, você vai escrever todas as tarefas que estão pendentes nesse momento e que você precisa concluir ao longo do seu dia e irá distribuí-las conforme o nível de prioridade de cada uma. As primeiras tarefas terão um peso maior e serão as mais importantes e essenciais a serem realizadas no seu dia, enquanto as últimas terão menos importância e urgência. 

Caso aconteça algum imprevisto durante o seu dia, são elas que você irá mudar para o dia seguinte e ajustar para outra data. 

3. ORGANIZE POR ÁREA 

Nesse método você vai separar o seu dia em diferentes blocos que podem corresponder a diferentes áreas da sua vida, por exemplo: 

• bloco de tarefas de casa
• bloco de tarefas fora de casa 
• bloco de tarefas de trabalho
• bloco de tarefas de estudo. 

Separar o seu dia por blocos conforme as principais áreas da sua vida pode ser muito útil para quem faz home-office ou empreende, porque assim você cria algumas delimitações e direcionamentos para o seu tempo. É muito importante que você defina em quais horários que você vai focar em cada bloco. Por exemplo, das 9h às 11h vou me dedicar ao bloco de tarefas de casa. Às 12h às 16h ao bloco do trabalho. Às 17h às 19 as tarefas de estudo. Não necessariamente esses blocos precisam ser relacionados a casa, trabalho, estudo, podem ser direcionados a diferentes projetos e demandas que você precisa executar no seu trabalho.

Dentro de cada um desses blocos, você vai alocando as tarefas por ordem de prioridade, e entendendo o que precisará ser feito dentro daquele intervalo de tempo, criando muito mais direcionamento para o seu dia.

4. ORGANIZE POR URGÊNCIA, IMPORTÂNCIA & HÁBITOS

Esse método é muito semelhante aos anteriores, porém nele você não precisa separar as tarefas por área da vida, pois os blocos de tempo que você vai criar no seu dia dizem respeito as tarefas urgentes, tarefas importantes e hábitos, e dependendo de como funciona a dinâmica da sua rotina, você pode começar o dia ou finalizar o dia com o bloco dos hábitos.

No bloco de tarefas URGENTES, onde você vai definir um intervalo de tempo para se dedicar a tarefas classificadas com urgência, por exemplo, das 9h às 11h ou pegar todo o período da manhã, você vai realizar e concluir tudo aquilo que você define como urgente, ou seja, tarefas que não podem ser postergadas/adiantas e que caso isso aconteça, irá gerar muitos prejuízos, estresse e atrasar outros processos essenciais, ou seja, são tarefas prioritárias que precisam ser concluídas dentro de um prazo específico.

Já o bloco das tarefas importantes, você vai focar naquelas tarefas que tem uma carga de significado e realização para você, que vai trazer algum benefício para você no futuro e contribuir de alguma forma para o seu desenvolvimento, carreira, projetos & objetivos futuros. Normalmente essas tarefas se não forem realizadas, não necessariamente irá gerar algum transtorno ou dor de cabeça, ou vai te prejudicar de alguma forma, pois podem ser tarefas ligadas a projetos pessoais, aperfeiçoamentos, ao seu desenvolvimento profissional, etc.

5. ORGANIZE POR DIA DA SEMANA

Se você tem mais flexibilidade na sua rotina em relação as suas tarefas e demandas, essa maneira de distribuir as tarefas pode ser muito útil. Nesse método, você vai, em cada dia da semana, colocar determinadas tarefas que estejam dentro de um mesmo contexto ou mesma área. 

Por exemplo, toda segunda-feira fazer atividades externas, como ir ao mercado, no banco, na papelaria, da farmácia, no cabeleireiro e manicure, etc. Toda terça-feira focar nos estudos, por exemplo, revisar os conteúdos do curso, conferir os resumos, anotar dúvidas, ler os capítulos, assistir novas aulas das disciplinas, realizar as pesquisas. Toda quarta-feira criar os conteúdos para as mídias sociais, roteiros para IGTV, YouTube, Reels, gravar e editar o conteúdo dos vídeos e já deixar programado nas plataformas das mídias sociais.

Esse daqui é um dos métodos que mais fazem sentido para mim, pois gosto de separar um dia para escrever os posts do blog para a semana, já deixo um dia específico para criar conteúdos para o Pinterest, reservo um dia para gravar vídeos para o YouTube, e defino o dia que irei assistir determinadas aulas. Caso você tenha mais liberdade ao longo da sua semana, como eu, vale a pena já começar a semana criando alguns dias fixos para determinadas tarefas: estudos, cuidados de casa, atividades externas, gravação, etc.

Claro que existem muitas outras maneiras de distribuir as tarefas e organizá-las ao longo do seu dia, e você pode conferir todas lá no Manual da Vida Leve. Você também pode ir criando o seu próprio método de distribuição de tarefas pensando em maneiras de conciliar essas 5 possibilidades e testar o que funciona, o que realmente fez sentido e facilitou a sua rotina diária. Lembre-se que você é livre para adaptar e construir o seu próprio processo.